En el post de hoy me gustaría explicaros qué claves podéis aplicar para lograr que vuestras reuniones de trabajo sean productivas.
Si os pregunto cuantas reuniones de trabajo tenéis a lo largo de vuestra semana laboral, ya sean presenciales o virtuales, seguro que todos me contestáis que “muchísimas” y si además os pido que defináis las mismas en unas pocas palabras, la gran mayoría de vosotros diríais algo así como “una pérdida de tiempo”.
En general, y en términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa.
En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren «reunioadicción». Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión. Su instintiva reacción ante cualquier conflicto o situación es “¿Por qué no nos reunimos y lo hablamos?”.
En realidad las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros los que las hacemos así y en nuestras manos está el conseguir que las mismas sean útiles, eficaces y productivas, simplemente aplicando las siguientes claves:
- Definir el objetivo de la reunión y evaluar su necesidad:
¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.
- Elegir y convocar a los participantes adecuados:
¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores habrá que identificar quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.
La mayoría de las personas se sienten agobiadas por la cantidad de reuniones que deben atender y eso es debido a que son invitados, en muchas ocasiones, a encuentros en los que no debían participar. Debemos prestar especial atención a este punto si queremos, además de cumplir nuestro objetivo, respetar el tiempo de los demás compañeros.
- Preparar una agenda, definiendo los temas a tratar y estableciendo unos tiempos máximos:
Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito de la reunión. Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir.
Además, si se va a trabajar sobre una presentación, debemos procurar compartirla para que los asistentes puedan revisarla y estar al corriente.
- Gestionar el tiempo que dura la reunión:
Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es fundamental para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.
- Fijar los roles de cada una de las personas que va a asistir a la reunión:
Es importante que haya un moderador de la reunión, al igual que un gestor del tiempo y una persona que se encargue de redactar la lista de “To Do´s” y acuerdos que se adopten durante la reunión.
Los diferentes roles se pueden ir intercambiando entre los miembros de un equipo entre reunión y reunión, para que así todo el mundo conozca de primera mano lo que debe hacer cada rol.
- Documentar y crear un plan de seguimiento:
Al terminar la reunión es fundamental redactar un acta, donde quede constancia escrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de los compromisos y tareas que cada uno de los asistentes tiene que hacer.
Es fundamental que la reunión se traduzca en acciones concretas y tangibles, ya que de no ser así, la misma no habrá servido de nada.
Así que ya sabéis, en la próxima reunión que vayáis a mantener esta semana, aplicar estas seis claves y veréis como la gente al finalizar la misma sale diciendo “¡Por fin una reunión en la que se aprovecha de verdad el tiempo!”
Os dejo con un video divertido sobre las reuniones:
Alberto de Haro. Executive & Life Coach
Acompaño a empresarios, autónomos, directivos, mandos intermedios y cualquier persona que lo desee, en su camino a alcanzar sus objetivos, metas y sueños personales y profesionales, ayudándoles a mostrar su mejor versión y a descubrir las respuestas que se hallan dentro de ellos mismos.