Permitirme que empiece este nuevo post haciéndoos la siguiente pregunta:
“¿Se puede gestionar el tiempo?”
Para aquellos que hayáis contestado que sí, siento comunicaros que contáis con una importante creencia limitante…así que lo primero que tendréis que hacer para mejorar vuestra PRODUCTIVIDAD es romper esa creencia limitante y aceptar que EL TIEMPO NO SE PUEDE GESTIONAR.
Todos los días tienen el mismo número de horas para todas las personas, aquí en España, en Noruega, en Argentina o en Vietnam; ¿o conocéis a alguien que sus días tengan 26 horas?
Partimos del error de considerar al tiempo como un bien escaso y que, por lo tanto, hemos de gestionarlo correctamente. Y ni es un bien, ni es escaso. Es simplemente un concepto que usamos los humanos para medir, para tomar referencias e incluso para comparar.
Podríamos decir que el tiempo fluye de manera constante, pero nadie, ni tan siquiera los que lo pretenden gestionar, lo pueden alargar, ralentizar, acelerar, ahorrar o guardarlo para usarlo en el futuro. Tampoco se puede perder el tiempo, porque pasa siempre de la misma manera y a la misma velocidad, tanto si hacemos algo provechoso, como si lo que hacemos no vale nada.
Las horas en un caso o en el otro tendrán exactamente los mismos sesenta minutos, y estos, a su vez, los correspondientes y constantes sesenta segundos. Lo único que tal vez cambie sea nuestra percepción personal de la rapidez relativa con la que pasa. Pero esto no deja de ser nada más que eso, nuestra sensación particular, que no tiene por qué coincidir para nada con la realidad.
Nadie, por mucho que gestione supuestamente bien sus 24 horas del día, terminará teniendo 25, 26 o las horas de más que quiera.
Mientras sigamos creyendo que se puede gestionar el tiempo no seremos capaces de prestar atención a lo que de verdad sí se puede gestionar: la correcta gestión de nuestra atención. Esta idea, es fundamental para mejorar nuestra productividad y efectividad.
Dicho todo esto vamos a ver a continuación que NUEVE CLAVES podemos aplicar en nuestro día a día para mejorar nuestra PRODUCTIVIDAD:
1. Hacer primero las cosas más importantes
Es imprescindible dedicar parte de nuestro día a que nuestros proyectos y objetivos avancen en la dirección adecuada. Puede que a veces no lo hagamos, ya que es muy fácil, hoy en día, distraerse en cosas más sencillas y tentadoras que nos pueden hacer perder el foco en nuestras prioridades. Pero debemos gestionar nuestro trabajo anteponiendo éstas a las urgencias diarias, a los inevitables imprevistos e, incluso, a los caprichos de un jefe improductivo.
Un buen hábito que nos puede ayudar a decidir qué hacer es tener una lista de objetivos y revisarla regularmente, a ser posible, todos los días mientras, por ejemplo, arranca el ordenador.
2. Trocear los trabajos en tareas accionables
Ya nos lo decía Henry Ford: “Nada es particularmente difícil si se divide en pequeñas tareas”
Si pensamos detenidamente en muchas de las cosas que tenemos pendientes, nos daremos cuenta de que, en realidad, son trabajos complejos y que, para darlos por concluidos, tenemos que llevar a cabo una serie de diferentes tareas.
Para gestionar bien nuestro trabajo y mejorar nuestra productividad, deberemos pensar sobre esos trabajos no definidos que nos han llegado, con la frecuencia y celeridad necesaria para que podamos identificar todas esas tareas a realizar, y que las podamos integrar en un sistema de diferentes listas donde inspirarnos para encontrar siempre nuestra próxima tarea a realizar.
¿Quién de nosotros, cuando va a comerse un tomate, se lo come entero? Pues lo mismo sucede en nuestro trabajo, los tomates grandes, dividirlos en trozos de tomate más pequeños fáciles de comer.
3. Aprender a decir NO
Esta es otra idea fundamental para mejorar nuestra productividad. Cualquiera de nosotros, como la mayoría de las personas, tenemos más cosas que hacer que tiempo para llevarlas a cabo. Esto es el resultado de ir aceptando, sin meditarlo, todos los compromisos que nos van llegando. En general, a casi todo el mundo le cuesta mucho decir que no.
Seguramente, la razón de que nos cueste tanto tenga su origen en nuestros hábitos y creencias. Y probablemente lo hacemos porque creemos que tenemos que atender inmediatamente a nuestros clientes o jefes o que, simplemente, entre nuestras obligaciones está presente, de manera especial, la de ayudar a nuestros compañeros. Y tal vez sea así, pero hay que meditar si lo es siempre o si debe ser inmediatamente.
Si aceptamos todo sin reflexionar sobre sus consecuencias, iremos irremediablemente acumulando compromisos que terminarán por abrumarnos y, cuando lleguemos a este punto, terminaremos por abandonar nuestras prioridades para atender los requerimientos de otros.
4. Tener un método para gestionar nuestro trabajo
En el mercado hay muchos métodos; unos más complejos que otros, hay algunos que se ajustan muy bien a determinados perfiles, pero pueden ser demasiado complejos para otros. Cada uno debemos tener claro cuáles son nuestras necesidades y aunque hay unos principios que se pueden aplicar a todos, hay muchos matices que se pueden ajustar a cada caso.
De lo que no hay duda es que, una vez ajustado el método a nuestra persona, tenemos que confiar plenamente en que nos va a ayudar a gestionar, con efectividad, nuestro trabajo y nuestra vida.
Algunas de las metodologías que existen hoy en día son:
Getting Things Done: dividir la forma de trabajar en 5 pasos.
Pomodoro: “fabricar” momentos y contextos de trabajo de 0 interrupciones, de 25 minutos de duración (te vas a una sala de reuniones, te quedas en casa, te sales a la cafetería, desconectas todos tus dispositivos, te cierras la puerta….)
TMI: tareas más importantes – empieza decidiendo una TMI para el día y, que sea lo primero que hagas a lo largo del día.
Uso efectivo del correo electrónico: accede periódicamente a tu correo electrónico, pero no lo tengas permanentemente abierto.
5. Acostumbrarse a pensar en el futuro
Hay una idea fundamental en productividad sobre la que ya hemos hablado y es que siempre debemos elegir bien nuestra próxima tarea a realizar, evitando caer en la tentación de atender trivialidades que, en poco o en nada, ayudan a nuestro progreso hacia la consecución de nuestros objetivos.
Para poder elegir bien, es necesario tener claro lo que es prioritario para nosotros, y eso lo conseguiremos teniendo bien definido lo que queremos conseguir en el futuro, con independencia de que este sea a corto, medio o largo plazo.
Sin un destino claro al que dirigirnos, deambularemos por la vida o por nuestro trabajo sin rumbo fijo, dando constantes tumbos a merced de lo que los demás nos requieran.
6. Evitar caer en la multitarea
Productividad no es multi-actividad, hiperactividad, estar ocupado todo el día o hacer varias cosas a la vez
Nuestro cerebro puede centrar su atención en una sola cosa, por tanto, tratar de forzarlo a que se concentre en más de una, simultáneamente, es un intento inútil que nos llevará a hacer las cosas peor y, con toda seguridad, tendremos más probabilidad de cometer algún error.
7. A mayor productividad, mayor sencillez
Muchas personas piensan que, con ciertas herramientas, en general, electrónicas, van a poder ser más efectivos, y tratan de mejorar su productividad apoyándose en aplicaciones, las más sofisticadas, complejas y completas que puedan encontrar.
La tecnología aumenta la productividad únicamente cuando se aplica de manera adecuada. Si la tecnología no se aplica, se aplica parcialmente o se aplica de manera inadecuada, la productividad puede no solo no aumentar, sino incluso disminuir.
Un claro ejemplo de esto es el email, una tecnología que, a pesar de su indudable utilidad potencial, se ha convertido a día de hoy en uno de los principales agujeros negros productivos en la mayoría de las empresas.
Aquí también la sencillez es parte del secreto, y el desechar lo superfluo ayuda, centrarnos en los hábitos que debemos modificar en vez de en la tecnología.
8. Pensar en el “Por qué” y en el “Para qué” hacemos las cosas y aclarar “el qué” queremos lograr
Aunque no nos demos cuenta de ello, cuando tenemos muy claras las respuestas a estas preguntas, todo rueda de manera más sencilla, más precisa, sin estridencias y se camina con mucha más seguridad.
Saber lo que vamos a lograr con ciertas tareas nos va a permitir focalizarnos en lo que realmente nos interesa. De esta manera, conseguiremos que, mientras trabajamos, el tiemplo fluya alineado con nuestra mente y nuestros intereses y tendremos la sensación de que el mismo pasa volando, a la vez que nos hará sentir y disfrutar de la importancia de lo que acabamos de completar.
9. Revisar nuestro sistema de productividad
Aunque nos pueda parecer raro, nuestro sistema productivo también necesita ajustes y actualizaciones. Tenemos que tener en cuenta que es como un ser vivo que crece, que engorda, que adelgaza y que cambia.
Hoy en día, las cosas cambian a mucha velocidad y eso afecta a nuestro sistema productivo, por lo que, al menos, semanalmente, lo deberíamos revisar al completo para tratar de devolver el orden que haya perdido.
Finalizo el post con un corto llamado «Destiny» sobre la “gestión del tiempo” y el destino…
Espero que os guste y os haga reflexionar.
Alberto de Haro. Executive & Life Coach
Acompaño a empresarios, autónomos, directivos, mandos intermedios y cualquier persona que lo desee, en su camino a alcanzar sus objetivos, metas y sueños personales y profesionales, ayudándoles a mostrar su mejor versión y a descubrir las respuestas que se hallan dentro de ellos mismos.
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