Si en mi último post os hablé de nueve claves para ser más productivos, hoy me gustaría hablaros de otro tema que está muy relacionado con este último, precisamente porque nos restan productividad, que son LOS LADRONES DE TIEMPO.
Hay muchas personas y cosas que nos hacen perder el tiempo, pero la mayoría de veces lo hacen con nuestro consentimiento o, como mínimo, no ponemos demasiado empeño en evitarlos. La razón básica es que no valoramos nuestro tiempo como es debido. El tiempo es oro.
Si dejamos que los ladrones de tiempo campen a sus anchas por nuestra vida, entraremos en una dinámica muy negativa. Necesitaremos más tiempo para hacer nuestras obligaciones y tendremos que sacarlo de algún sitio, así que no tendremos más remedio que dedicar menos tiempo a lo que nos gusta, a nuestra familia, amigos y aficiones.
Algunos de estos ladrones vienen del exterior y otros los generamos nosotros mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos minutos, que al final de la semana se convierten en horas.
Identifiquemos cuáles son esos ladrones de tiempo más habituales y veamos qué podemos hacer para combatirlos:
1. Las interrupciones
Además del tiempo que te quita una interrupción en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida.
Es importante tener muy presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones. Jamás, ya que, salvo que nos retiremos a una montaña, seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el móvil o algún compañero se acercará a nuestra mesa para charlar o pedir algo. Son una parte inevitable del juego en el que hemos de participar, pero es absolutamente imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema.
Un buen ejercicio que os recomiendo es que hagáis una lista con las 10 interrupciones más comunes en vuestro día a día y las puntuéis de 1 a 10 atendiendo a su impacto y frecuencia. De esta forma tendréis identificadas las más peligrosas y sabréis cuál debéis combatir antes.
2. La Improvisación
Planificar supone conocer, prepararte, avanzar, anticipar y flexibilizar tu día a día. Quien planifica bien sus tareas conoce el terreno que pisa, identifica mejor la importancia (que no urgencia) de las tareas y está más preparado para encarar los imprevistos, crisis, problemas y encargos de última hora.
Por el contrario, la improvisación o la no-planificación a la hora de hacer las tareas es un importante ladrón que nos impide avanzar más y mejor.
Para facilitar una buena planificación y no caer en la improvisación hay que empezar a actuar teniendo en cuenta que TODAS las tareas son distintas.
Algunas cosas que podemos hacer para vencer a la improvisación:
- Identificar y tener muy presente las 2 o 3 TAREAS CLAVE del día: son aquellas que por su importancia real, por su impacto en nuestros objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que van a requerir de nosotros, hemos de cuidar, mimar y acometer con más entrega. Son las cosas que nos van a hacer crecer como profesionales y como personas, y que seguramente nos van a acercar a nuestros objetivos personales. A la hora de hacer estas tareas clave es importante tener en cuenta estos tres aspectos:
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- Situarlas en momentos del día dónde vamos a poder dar lo mejor de nosotros.
- No permitir que ninguna otra tarea menor o cualquier actividad absurda las estorbe.
- Cuando nos pongas con ellas no nos dejemos nada, echemos toda la carne en el asador, exprimamos todo lo bueno que tenemos y somos, y pongamos lo mejor de nosotros en ellas.
- Identificar las TAREAS REPETITIVAS: a la hora de hacerlas, debemos siempre de tener en cuenta estas tres cosas:
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- Situarlas en momentos del día donde nunca estorben a las tareas importantes, y donde tengamos que dar menos de nosotros (ya que la mayoría exigen poca concentración).
- Evitar que se conviertan en una distracción o una interrupción. Chequear el Email JAMÁS puede ser una distracción de algo más importante.
- Dado que las tenemos que hacer, procurar que nos quiten el menor tiempo posible. Si las hemos de hacer todos los días, reducirlas a la mínima expresión.
- Hacer una lista de TAREAS PENDIENTES.
- Planificar el día de antes.
- Revisar la lista de tareas que hicimos el día anterior.
- Dejar espacio para imprevistos.
- Terminar las tareas que empecemos.
- Dividir las grandes tareas en pequeños trozos.
3. Las reuniones improductivas.
Si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayoría de nosotros diríamos: “una pérdida de tiempo”. En general, y en términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa.
En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren «reunioadicción». Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión. Su instintiva reacción ante cualquier conflicto o situación es “¿Por qué no nos reunimos y lo hablamos?”.
Las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros los que las hacemos así. En nuestras manos está el que sean útiles y eficaces.
Algunas ideas que os lanzo para que las reuniones sean más productivas:
- Evaluar la necesidad de la reunión y convocar solo a las personas implicadas.
- Prepararlas correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo.
- Fijar los roles de cada una de las personas que va a asistir a la reunión (Moderador, Gestor del Tiempo, Lista de To do, etc.)
- Al terminar la misma, levanta un acta, que quede constancia escrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de los compromisos y tareas que cada uno de los asistentes tiene que hacer. Es fundamental que la reunión se traduzca en acciones concretas y tangibles… o no habrá servido para nada.
4. Internet y las redes sociales.
Todos los malos hábitos relacionados con Internet son de los más difíciles de quitar o cambiar. Resulta muy curioso ya que, de los malos hábitos que hemos adquirido, son los últimos que han llegado y sin embargo son de los más arraigados y complicados de eliminar, ya que la inmensa mayoría de nosotros pasamos muchas horas frente al teclado y además nos gusta.
Para empezar a utilizar Internet de manera inteligente y provechosa, es necesario reformular cómo nos relacionamos con la Red. Hay que sentar unas nuevas reglas para utilizar todo lo que nos ofrece siempre en nuestro beneficio.
Tres preguntas que os podéis hacer a vosotros mismos para reflexionar y tomar consciencia:
- “¿Utilizáis aplicaciones, entráis en redes sociales o os ponéis a ver blogs de manera automática y sin pensarlo?”.
- “Esto que estáis utilizando, leyendo o entrando a diario o incluso en varios momentos del día, ¿de verdad os sirve para algo?”
- “¿Qué herramientas, servicios, aplicaciones, blogs o sitios web podéis eliminar o dejar de visitar para hacerlo todo más simple?”.
Algunas sugerencias para combatir a este ladrón:
- No conectarse a internet, redes sociales o blogs a primera hora del día.
- Desinstalar las notificaciones y avisos de las aplicaciones que tengamos instaladas.
- Ojo con el Whatsapp: lo mejor, silenciarlo.
5. El correo electrónico
El Email es uno de los protagonistas de nuestras vidas. Da igual la ocupación o actividad que desarrollemos. Da igual si lo utilizamos para ganarnos la vida o únicamente como forma de comunicación entre nuestros amigos. Es algo que abrimos y utilizamos todos los días. Y eso ya es motivo suficiente para prestarle atención.
Trabajar con el Email es algo que nadie nos ha enseñado. Un día nos pusieron delante de un ordenador y de una aplicación de Email y nos dijeron: “Hala, ahí lo tienes, esta es tu propia oficina de correos para comunicarte con todo el mundo. Arréglatelas como puedas.”
La consecuencia de eso es que tuvimos que aprender por nuestra cuenta o por lo que nos sugerían otros y, naturalmente, aprendimos mal. En todos estos años hemos desarrollado una serie de malos hábitos que han convertido el Email en un problema, en lugar de ser parte de la solución, en lugar de ser una herramienta eficaz para trabajar y vivir mejor.
Algunas claves que podemos aplicar en el día a día para luchar contra este ladrón:
- El e-mail es una simple herramienta.
- No consultarlo a primera hora del día.
- Eliminar las notificaciones.
- No tenerlo abierto permanentemente.
- Fijar 3 o 4 momentos al día para revisarlo y procesarlo.
- Intentar siempre que los mails se traduzcan en acciones.
- No tener miedo a borrar, archivar o incluso no contestar correos.
6. El teléfono
“Yo es que necesito el teléfono para trabajar”. Es una frase que todos hemos escuchado más de una vez y que tal vez hemos pronunciado. Sin llegar a poner en duda hasta qué punto realmente se necesita el teléfono, es fundamental saber utilizarlo. Da igual si al día hacemos diez llamadas o treinta. Si es una herramienta que utilizamos con relativa frecuencia es esencial utilizarlo siempre en nuestro provecho.
En general, respecto al uso del teléfono existen tres malos hábitos generalizados:
- Conversaciones largas, intrascendentes, vagas y sin un sentido claro.
- Contestamos instintivamente a cualquier llamada. Incluso en plena conversación con otra persona.
- No sabemos ignorar y apagar el móvil cuando realmente es necesario.
El mal uso del teléfono sería anecdótico si no fuera porque desencadena una serie de impactos negativos en nuestro trabajo y en nuestra vida. Son muchos, sin duda, pero por destacar tres:
- Rompe nuestra concentración, desvía nuestra atención y nos hace perder intensidad. Cada vez que atendemos una llamada rompemos nuestro ritmo de trabajo y tras los minutos de conversación cuesta recobrar la concentración. En ciertas personas esto un problema gravísimo.
- Nos transmite una falsa sensación de actividad, de estar haciendo. Ocurre lo mismo que las reuniones, mientras hablamos, no hacemos.
- Destruye nuestro descanso. Un momento sagrado e imperturbable que continuamente está siendo bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son importantes.
Veamos algunas claves para vencer a este ladrón de tiempo:
- Al igual que el email, el teléfono es una simple herramienta.
- Cada llamada que hagamos debe tener un propósito.
- Tenemos que decir adiós a la cháchara, al hablar por hablar.
- Con cada llamada que hagamos tenemos que ser directos y precisos.
- Concentrar las llamadas en una ronda durante un momento puntual del día, habiendo hecho previamente una lista de llamadas a realizar.
- Silenciar el móvil y ponerlo boca abajo.
- Cuando vayamos a acometer una tarea importante, avisar a la gente de nuestro entorno que no estamos para nadie.
En definitiva, tenemos que aprender a no responder, ya que:
- No responder a veces es ver la llamada y dejarla para luego. Porque lo que tenemos entre manos o la persona con la que estamos es MUCHO más importante que una llamada sin identificar.
- No responder a veces es propiciar que nos dejen un mensaje que escucharemos y atenderemos cuando nosotros decidamos.
- No responder a veces es ignorar (y hasta despreciar por completo) el móvil que tenemos apagado. Porque lo que estamos haciendo es sagrado, intocable y un momento inquebrantable. Un rato de juegos con nuestros hijos, por ejemplo.
- No responder a veces es no contestar en ese momento y hacerlo después a través de un email en lugar de devolver la llamada. Lo que nos permite controlar el contenido de la conversación, ser más directos y no interrumpir a la otra persona.
Alberto de Haro. Executive & Life Coach
Acompaño a empresarios, autónomos, directivos, mandos intermedios y cualquier persona que lo desee, en su camino a alcanzar sus objetivos, metas y sueños personales y profesionales, ayudándoles a mostrar su mejor versión y a descubrir las respuestas que se hallan dentro de ellos mismos.