Me vais a permitir que comience este nuevo post haciéndoos la siguiente pregunta:
“¿Con qué frecuencia tenéis la sensación de que “no os da tiempo” a hacer las cosas que tenéis que hacer?
Seguro que en varias ocasiones os sentís desbordados por la acumulación de proyectos y tareas, sin tiempo para hacer cosas que consideráis importantes pero de las que elegís prescindir porque “no tenéis tiempo”.
Y como ya os expliqué en el post dónde os daba nueve claves para ser productivo, EL TIEMPO NO SE PUEDE GESTIONAR y por lo tanto cuando decís “no tengo tiempo”, lo correcto sería decir: “Para mí es más prioritario hacer esto o esto otro”.
En definitiva, si a la pregunta que os he hecho al principio habéis respondido con un SÍ, esto puede ser un claro indicador de que no estáis delegando adecuadamente, lo cual puede tener consecuencias negativas para ti, para tu equipo y para la organización.
Pues bien, con este post me gustaría ayudaros a entender que muchas veces no delegáis por una serie de barreras perceptivas que os autoimponéis, que esas barreras no son reales y, sobre todo, haceros comprender que todas las ventajas de la delegación son muy superiores a las desventajas que podáis percibir.
¿Por qué es importante delegar?
Delegar es importante principalmente por dos motivos:
- Delegar mejora la eficiencia: cuando delegamos tareas en aquellas personas cuyas habilidades se ajustan mejor para esa tarea, estamos logrando que nuestro equipo sea más eficiente.
- Delegar favorece el desarrollo: como líderes de un equipo, vosotros poseéis habilidades y destrezas importantes que se pueden transmitir a los miembros del mismo. La mejor manera de hacerlo es entrenándoles en nuevas habilidades y delegarles tareas para que puedan utilizar esas nuevas habilidades.
En definitiva, cuando formáis parte de un equipo de trabajo aprendéis que vuestra capacidad no es infinita, no podéis llegar a todo y por lo tanto necesitáis de los demás para poder alcanzar los objetivos ya que los mejores resultados se consiguen repartiendo funciones y desplegando vuestras habilidades en aquellas tareas en las que más valor podéis aportar.
Barreras a la hora de delegar
La principal barrera que surge a la hora de delegar son las creencias limitantes que os auto-obligan a seguir atados a tareas o funciones en las que no necesariamente aporta valor que seáis vosotros quienes las realizan, pero que habéis interiorizado como vuestras, y por tanto decidís no tiene sentido que las haga nadie más. Esto puede ser así, pero no siempre: está claro que hay tareas que no son susceptibles de ser delegadas debido a la importancia de la tarea, sus características técnicas, el impacto que tenga sobre otros, etcétera, pero hay tareas que seguro que podríais delegar pero no lo hacéis y los motivos que os “impiden” delegar no tienen que ver con las características de la tarea en sí, sino a otras causas diferentes, como pueden ser:
- La inercia.
- La falta de planificación.
- La falta de confianza en vuestros equipos.
- Un exceso de auto-responsabilización y auto-exigencia.
- El liderar con un estilo paternalista.
- La inseguridad.
- Por evitar conflictos.
El coste de no delegar
A la hora de valorar el coste-beneficio de delegar una determinada tarea, podéis pensar que la opción rápida, eficiente y responsable es hacerla vosotros mismos, sin embargo corréis el riesgo de no valorar el coste que implica realizar esa tarea o función.
Veamos cuáles son esos costes si no delegáis:
- En vosotros mismos: tendréis menos energía, no invertiréis en vosotros y por lo tanto tendréis menos oportunidades de formaros y desarrollaros como profesionales, sentiréis estrés y frustración, estaréis en constante “estado de alarma” y os acostumbraréis a ritmos de trabajo que son difíciles de sostener en el tiempo.
- En vuestros equipos: pérdida de oportunidades de desarrollo para vuestros colaboradores lo que hará que estén desmotivados y con sensación de ir sin rumbo, pensarán que no confiáis en ellos y tendrá la sensación constante de que su jefe “está siempre ocupado”.
- En vuestras organizaciones: se obtendrán peores resultados, no habrá compromiso por parte de las personas ni desarrollo de las mismas y habrá fuga de talento.
¿Cuánto de claro vais teniendo que merece la pena delegar? Espero que tras lo que llevamos explicado, mucho.
Proceso a seguir para delegar de manera eficiente.
- Preparación: antes de delegar, primero debéis planificar el proceso de delegación. Esta preparación será cada vez más fácil, cuanto más la hagáis, deleguéis y conozcáis a vuestros equipos. En esta fase de preparación hay que hacer lo siguiente:
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- Hacer una lista de las tareas a delegar y de miembros del equipo: tendréis que valorar que tareas vais a delegar. Definir estas tareas en función de los resultados que deseáis obtener y de los plazos que debéis cumplir. Hacer una lista de las tareas que se van a delegar y luego hacer una lista de todos vuestros colaboradores al lado de la lista de tareas a delegar. Ahora dibujar una línea de estas tareas a los colaboradores que mejor se adapten para llevar a cabo esas tareas.
- Definir los resultados que queréis obtener: antes de delegar una tarea a un colaborador, debéis determinar cuáles son los resultados que se desean alcanzar con la realización de esa tarea e informar de los resultados concretos que esperáis obtener de manera que no quede nada confuso.
- Pensar en los recursos necesarios: una vez que hayáis decidido a que colaborador asignaréis cada tarea, hay que pensar en los recursos que esas tareas requieren. Si no podéis suministrar estos recursos, o la forma de conseguirlos, hay una gran posibilidad de que vuestro colaborador falle.
- Anticiparos: muy probablemente vuestros colaboradores tendrán preguntas, además podrían resistirse a aceptar su responsabilidad. Anticiparos a estas preguntas y a la resistencia, de esa manera podréis afrontar esas dudas de manera efectiva.
- Seleccionar las tareas a delegar: al elegir una tarea a delegar debéis tener en cuenta los siguientes tres puntos:
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- Plazo requerido: ¿es a largo plazo o la tarea necesita ser completada de inmediato? La respuesta a esta pregunta estará directamente relacionada con la persona a elegir para su realización.
- Calidad del Trabajo necesaria: pensar en los momentos en que vuestros colaboradores han estado deseosos de trabajar en ciertas tareas. Colaboradores motivados a menudo producen una alta calidad de trabajo. Si la calidad no es importante, podéis delegar en colaboradores sin experiencia.
- Oportunidades de Desarrollo: las tareas que no son urgentes o críticas deberían ser utilizadas para el desarrollo. Si por ejemplo uno de vuestros colaboradores es tímido y necesita trabajar en sus habilidades de hablar en público, delegarle una tarea que le dé la oportunidad de trabajar en esas habilidades. Una breve presentación ante un grupo pequeño puede ser un buen paso para superar el miedo a hablar delante de una sala llena de gente. Aprender a detectar las tareas que os ayudarán a favorecer el desarrollo de habilidades de vuestros colaboradores.
- Seleccionar los miembros del equipo en los que delegar: es importante que evaluéis los siguientes dos aspectos antes de elegir a la persona adecuada para delegarle la tarea:
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- Habilidades: al elegir a un colaborador para que lleve a cabo una tarea, debéis conocer su nivel de habilidad. A la hora de escoger un colaborador, elegir y asignar tareas que estén ligeramente por encima de su nivel de habilidad actual. Esto les pondrá a prueba y les ayudará a desarrollar sus habilidades. Asignar tareas que no sean críticas a colaboradores sin experiencia. El cumplimiento de la tarea aumentará su confianza y su valor dentro del equipo.
- Desarrollo: tratar de delegar tareas a los colaboradores que tienen mayor necesidad de desarrollo. Asignarles tareas que les ayuden a crecer profesionalmente, como las que implican desafío, iniciativa, juicio o habilidades de comunicación. Cuanto más logren vuestros colaboradores, mayores serán vuestros logros y los de todo vuestro equipo.
- Delegar las tareas: al delegar hay 11 puntos importantes que debéis tener en cuenta para hacerlo con éxito:
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- Planificar una reunión: delegar requiere tiempo y preparación. Por ello es importante no delegar en un entorno con distracciones o ruidoso, que no permita tiempo para el debate y las preguntas. Tomarse el tiempo necesario para hablar sobre la tarea y responder cualquier pregunta reducirá, en gran medida, la posibilidad de que algo salga mal.
- Explicar la importancia: señalar la importancia de la tarea para vosotros, vuestros colaboradores, vuestro equipo y vuestra organización. La delegación es más eficaz si se pueden vincular las tareas delegadas a las metas del equipo. Sin embargo, si vais a delegar una tarea menor, no tratéis de inflar su valor ya que vuestros colaboradores lo notarían y se resentirían por ello.
- Definir cuáles son los resultados deseados: compartir con vuestros colaboradores cuáles serán los resultados que se esperan. Explicar cómo su realización encaja en la “imagen completa” de lo que el equipo está tratando de lograr, pero no les digáis que hacer.
- Dar instrucciones claras: explicar la tarea desde el punto de vista de vuestros colaboradores, sobre todo si no tienen experiencia con esa tarea. Dejar claro los objetivos a alcanzar en el proceso hacia el logro de los resultados ya que esto facilitará retroalimentación, responsabilidad y motivación para los miembros de vuestro equipo. Animar a vuestros colaboradores a hacer preguntas para aseguraros de que entienden todo.
- Involucrar a los miembros del equipo: hablar con vuestros colaboradores y pedirles ideas, comentarios, sugerencias. Estas nuevas ideas pueden ayudar a establecer mejores metas y cuando el equipo participa en el establecimiento de objetivos, estarán más comprometidos con estos.
- Explicar el QUÉ, no el CÓMO: decirle a vuestros colaboradores qué resultados esperáis, pero no les digáis cómo lograr esos resultados. A menudo encontrarán mejores formas de llevar a cabo tareas de lo que podríais haber imaginado.
- Asignación de responsabilidad: al delegar una tarea, asignarle autoridad y responsabilidad a la persona. Aseguraros de que tengan la autoridad adecuada para manejar la tarea de manera que no tengan que estar preguntando detalles continuamente, pidiéndoos autorización o constantemente solicitando ayuda.
- Hacer seguimiento de los progresos: debéis dar seguimiento al progreso de la tarea, explicando cómo y cuándo lo haréis. Los métodos de seguimiento pueden variar, desde reuniones formales, hasta correo electrónico o conversaciones en el pasillo. Establecer puntos de control os permitirá hacer correcciones antes de que se conviertan en problemas importantes y podréis aseguraros de que todo esté a tiempo.
- Establecer un plazo: aseguraros de que tanto vosotros como vuestro colaborador conoce la fecha límite para terminar las tareas delegadas. Establecer plazos ayudará a coordinar y a dar la prioridad necesaria para completar la tarea.
- Obtener compromiso: aseguraros de que vuestro colaborador entiende cuál es su papel y se compromete a finalizar la tarea asignada. Si falta el compromiso le dará baja prioridad a la tarea, y en estos casos rara vez se consiguen los resultados deseados. Llegar a acuerdos con el colaborador sobre los objetivos y los plazos antes de dejarle solo con el proyecto.
- Confiar y dar libertad para realizar la tarea delegada: dejar que vuestro colaborador tenga la oportunidad de llevar a cabo la tarea. Hacer seguimiento de su progreso de acuerdo con los puntos de control acordados, pero no os entrometáis ni estéis siempre detrás de ellos “mirando por encima de su hombro”. Hacerle ver que tenéis confianza en su éxito.
- Hacer seguimiento: todo el mundo necesita de retroalimentación para mejorar su desempeño, y es vuestra responsabilidad decirles a vuestros colaboradores cómo van las cosas. Dar retroalimentación de acuerdo a las fechas y etapas acordadas en el programa por las siguientes tres razones:
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- Apoyo: aseguraros de que vuestros colaboradores saben que vosotros los apoyáis. Debéis estar preparados para defender sus acciones y darles ayuda cuándo sea requerida. Absteneros, sin embargo, de hacer el trabajo vosotros mismos. Actuar como facilitador, guiando y aconsejando, pero sin haceros cargo de su trabajo.
- Motivar y Estimular: cuando la tarea delegada va bien, aseguraros de dar retroalimentación positiva a vuestros colaboradores. Motivar, estimular y reforzar por un trabajo bien hecho.
- Modificar/Corregir: usa la retroalimentación para modificar o corregir. Hacer saber a vuestro colaborador si algo se debe cambiar, durante el seguimiento, y conducirle al mejor camino para completar la tarea con éxito.
Siguiendo estos 5 pasos veréis como sois capaces de delegar de una manera eficiente, logrando además un montón de beneficios para vosotros, vuestros equipos y vuestras organizaciones y es que como decía el gran Michael Jordan:
Alberto de Haro. Executive & Life Coach
Acompaño a empresarios, autónomos, directivos, mandos intermedios y cualquier persona que lo desee, en su camino a alcanzar sus objetivos, metas y sueños personales y profesionales, ayudándoles a mostrar su mejor versión y a descubrir las respuestas que se hallan dentro de ellos mismos.